Es gibt Fristen, die tun beim Verpassen sofort weh. Und es gibt Fristen wie diese: leise, unscheinbar, und genau deshalb der Klassiker unter den versäumten Pflichten maltesischer Firmeninhaber. Am 15. Februar sind die Lohn-Jahresmeldungen fällig.
Konkret geht es um zwei Formulare, deren Abgabetermin die Payroll-Spezialisten von RSM Malta klar benennen: FS3 und FS7 müssen bis zum 15. Februar des Folgejahres bei der Steuerverwaltung sein, für das Lohnjahr 2025 also bis zum 15. Februar 2026.
Was FS3 und FS7 überhaupt sind
Das FS3 ist die Jahresbescheinigung je Mitarbeiter: Bruttogehalt, einbehaltene Steuer, Sozialversicherungsbeiträge. Es ist das maltesische Gegenstück zur deutschen Lohnsteuerbescheinigung, und Dein Mitarbeiter braucht es für seine eigene Steuererklärung. Das FS7 ist die Jahresabstimmung des Arbeitgebers: Es gleicht die monatlich gemeldeten und abgeführten Beträge, Lohnsteuer, Sozialversicherung, Beiträge zum Mutterschaftsfonds, mit dem tatsächlichen Jahressoll ab.
Und jetzt der Punkt, der viele deutschsprachige Gründer überrascht: Diese Pflicht trifft auch die Ein-Personen-Limited, in der Du als Direktor Dir selbst ein Gehalt zahlst. Wer im maltesischen Lohnsystem FSS ein Gehalt abrechnet, ist Arbeitgeber mit allen Meldepflichten, unabhängig davon, ob das Team aus zwanzig Leuten oder nur aus Dir besteht.
Warum Du die Frist ernst nehmen solltest
Erstens wegen der unmittelbaren Konsequenzen: Verspätete oder fehlende Meldungen ziehen Beanstandungen und Zuschläge nach sich, und sie fallen genau in die Zeit, in der ohnehin Jahresabschluss und Steuererklärung anstehen. Zweitens wegen des Musters dahinter: Die Steuerverwaltung liest die Zuverlässigkeit einer Firma an ihren Routinemeldungen ab. Wer bei FS7 und FS3 schlampt, macht sich für alles Weitere zum Prüfkandidaten, vom Steuererstattungsantrag bis zur Compliance-Anfrage. Eine Malta-Struktur lebt davon, dass die Basis sauber läuft.
Ein Praxistipp zur Abstimmung: Nimm die FS7-Erstellung zum Anlass, die Monatsmeldungen des Vorjahres einmal komplett gegen die Zahlungen zu prüfen. Differenzen zwischen gemeldet und gezahlt sind der häufigste Stolperstein, und sie fallen spätestens jetzt auf, dann aber auf Seiten der Behörde. Wer die Abstimmung selbst macht, bevor sie das Formular macht, behält die Deutungshoheit.
Die gute Nachricht: Der Aufwand ist überschaubar, wenn die Lohnbuchhaltung übers Jahr geführt wurde. Dann sind FS3 und FS7 im Kern ein Knopfdruck Deines Payroll-Dienstleisters. Stress entsteht nur dort, wo unterjährig nichts dokumentiert wurde, und das ist kein Fristenproblem, sondern ein Organisationsproblem.
Wenn Du gerade erst planst: Welche laufenden Pflichten eine maltesische Gesellschaft insgesamt mit sich bringt, von der Gründung über Payroll bis zum Jahresabschluss, haben wir auf unserer Seite zur Firmengründung in Malta zusammengefasst.
Und wenn Du wissen willst, wie Du Deine Malta-Firma so aufstellst, dass Fristen wie diese nie wieder an Dir hängen bleiben, sondern an einem eingespielten Team: Buche Dein Beratungsgespräch.